LES ETAPES DE LA MEDIATION TERRITORIALE

1- Réception de la demande de médiation

Le Centre de Médiation reçoit et enregistre toutes les demandes de médiation adressées par les administré(e)s :

• par courrier postal ;
• par téléphone (numéro dédié) ;
• par internet :
  • mail à l’adresse mediation.territoriale@mediation-net.com
  • formulaire de saisine en page d’accueil de notre site internet.

Un accusé de réception est envoyé à l’administré(e) dans un délai raisonnable.

Les informations relatives à une demande sont confidentiellement classées dans un unique dossier référencé.

2- Étude de recevabilité

Le Centre de Médiation démarre l’étude de recevabilité de la demande de médiation pour s’assurer que la demande rentre bien dans le champ d’application de la médiation territoriale, que la collectivité ou organisation territoriale visée dans la demande ait bien conclu une convention avec Groupe Médiation-NET et que le conflit ou différend répond aux critères d’éligibilité.

Avant toute médiation territoriale, l’administré(e) doit avoir adressé sa réclamation à la collectivité ou organisation territoriale concernée.

• Après réponse de la collectivité ou organisation territoriale à la réclamation envoyée et si le l’administré(e) n’est pas satisfait de la réponse de la collectivité ou organisation territoriale,
• Ou si la collectivité ou organisation territoriale n’a pas répondu dans un délai de 2 mois,

l’administré(e) peut saisir le Centre de Médiation.

Le Centre de Médiation prend contact avec l’administré(e) pour vérifier les conditions de recevabilité du dossier. Le Centre de Médiation décide de la recevabilité du dossier. Il peut réorienter l’administré(e) vers la réclamation si elle n’a pas préalablement eu lieu. Il est conseillé à la collectivité ou organisation territoriale d’avoir indiqué, dans sa réponse à la réclamation de l’administré(e), les coordonnées du médiateur qu’il a choisi, ainsi que les modalités de sa saisine.

La recevabilité d’une demande relève de la seule compétence du Centre de Médiation, elle ne saurait être examinée conjointement avec la collectivité ou organisation territoriale ou son représentant.

• Si la demande de médiation n’est pas recevable, le Centre de Médiation informe l’administré(e) du rejet de sa demande dans un délai maximal de 3 semaines à compter de la réception de son dossier
• Si la demande est recevable, voir étape 3…

3- Si la demande de médiation est recevable

Le Centre de Médiation notifie par voie électronique ou par courrier simple à l’administré(e) et à la collectivité ou organisation territoriale de sa saisine suite à la recevabilité de la demande de médiation. Cette notification rappelle aux parties qu’elles peuvent à tout moment se retirer du processus.

Le Centre de Médiation recueille également l’accord de la collectivité ou organisation territoriale pour entrer en médiation :

• Acceptation de la médiation par le service visé de la collectivité ou organisation territoriale : Le Centre de Médiation nomme un médiateur personne physique pour démarrer la médiation (étape 4)
• Refus de la médiation par le service visé de la collectivité ou organisation territoriale : Le Centre de Médiation informe les parties du refus de la collectivité ou organisation territoriale d’entrer en médiation. Il est précisé à l’administré(e) que ce refus ne l’empêche pas de saisir la juridiction compétente en la matière.

En cas de refus systématique ou réitéré d’un service d’une collectivité ou organisation territoriale d’entrer en médiation, le Centre de Médiation est invité à en demander les raisons au service territorial concerné afin de vérifier que le service territorial met réellement tout en œuvre pour garantir un recours effectif à son dispositif de médiation. Le Centre de Médiation peut également faire mention dans son rapport d’activité de ces refus systématiques et de leurs causes.

4- Médiation acceptée :  Instruction approfondie du dossier par le médiateur et début de la médiation

le Centre de Médiation désigne un médiateur (personne physique) agréé par notre Centre de Médiation pour réaliser la médiation.

Le médiateur désigné se présente aux parties par appel téléphonique et mail ou courrier postal. Il leur demande, si besoin, les éléments complémentaires à l’instruction approfondie du dossier, puis engage l’étude de celui-ci.

Le médiateur désigné organise et réalise la médiation avec les parties.

Suivant les modalités convenues, les échanges entre le médiateur et les parties se font par écrit, par téléphone ou en présentiel.

5- Issue de la médiation

L’issue de la médiation se produit quand un accord est trouvé par les parties.

A défaut d’accord amiable entre les parties, le médiateur peut leur proposer une solution pour régler le litige. 

L’issue de la médiation intervient dans un délai maximum de 90 jours à compter de la date où le médiateur notifie sa saisine aux parties. Le médiateur peut prolonger ce délai, à tout moment, en cas de litige complexe. Il en avise immédiatement les parties.

Lorsque le médiateur est amené à remettre un avis, le médiateur formalise sa proposition de solution en droit et en équité puis l’adresse par mail ou courrier postal à l’administré(e) et à la collectivité ou organisation territoriale.

Le médiateur leur rappelle également :

• Qu’elles sont libres d’accepter ou de refuser sa proposition de solution ;
• Que la participation à la médiation n’exclut pas la possibilité d’un recours devant une juridiction ;
• Que la solution peut être différente de la décision qui serait rendue par un juge.

Le médiateur précise également quels sont les effets juridiques de l’acceptation de la proposition de solution et fixe un délai d’acceptation ou de refus de celle-ci.

Chaque partie à la médiation est ainsi libre de suivre ou de ne pas suivre la solution proposée par le médiateur, à charge d’en informer par écrit le médiateur et ce dans le délai fixé par le médiateur (généralement, 1 mois).

Au terme du délai fixé ou après réception du choix des parties, le médiateur informe les parties de la décision de chaque partie, par mail ou courrier postal.

A l’issue de la médiation, le médiateur rédige et remet aux parties et au Centre de Médiation un rapport de clôture de médiation qui mentionne :

• L’accord trouvé par les parties ;
• A défaut, la solution proposée par le médiateur en précisant si elle a été acceptée ou refusée par chaque partie.

Pour rappel, l’administré(e) peut, s’il le souhaite, poursuivre sa démarche devant les tribunaux compétents.

Langues

Il est accepté les demandes introduites en français et en anglais.

Le Centre de Médiation traite la procédure de médiation dans les deux langues suivantes : français et anglais.

Modalité

La procédure se déroule par écrit ou oralement.

Il peut être demandé la présence physique des parties et/ou de leur représentant dans certains cas. Le médiateur peut recevoir les parties ensemble ou séparément.